O pensamento lean é uma abordagem de melhoria contínua que ganhou força em diversos segmentos da economia mundial. Principalmente por aquelas empresas que buscam manter-se como referência não só em termos de criação de valor para os clientes, mas também por meio do atendimento das necessidades e expectativas das partes interessadas (colaboradores, acionistas, fornecedores e sociedade).
Para atender tal objetivo, as empresas desenvolvem práticas de gestão (metodologias e ferramentas) baseadas nos 14 princípios do lean, que estão agrupados em 4 grupos: filosofia de longo prazo, processo, pessoas e solução de problemas.
E como toda tecnologia de sucesso, a abordagem lean está ganhando espaço em outros territórios além da manufatura, e assim surge a pergunta: é possível aplicar as ferramentas e metodologias do lean em processos administrativos?
Para responder a essa pergunta, vamos entender juntos alguns pontos:
VISÃO DE PROCESSO
O primeiro passo para iniciar a jornada lean num ambiente de escritório, é tratar as atividades administrativas como um processo, como ocorre em uma manufatura. Em ambos os casos temos uma sequência de tarefas, que são executadas por pessoas ou máquinas, em alguns momentos apresentam problemas, e ao longo do tempo podem ser melhoradas.
Então podemos concluir que até esse ponto tanto o ambiente de manufatura como o de escritório são regidos pelos mesmos princípios lean baseados processo, pessoas, solução de problemas e filosofia de longo prazo.
VISÃO DE PRODUTO/VALOR
Como todos nós sabemos, a sequência de atividades de um processo em 100% dos casos gera um produto, cujo propósito é atender a expectativa de um cliente, não importando se é interno ou externo à empresa.
No meu ver, nesse ponto reside a grande diferença entre a abordagem lean aplicada na manufatura e no escritório. Enquanto o produto da indústria na sua grande maioria é possível de ser tangibilidades, ou seja, possui características físicas ou químicas claras e objetivas. O office é caracterizado por gerar um produto na maioria das vezes intangível, ou seja, sem propriedades físicas claras como uma informação, conhecimento, entre outros.
Assim o grande desafio do lean office é propor um conjunto de metodologias e ferramentas que atendam aos princípios do lean e consideram característica dos processos administrativos de produzirem produtos intangíveis.