A gestão visual é um conjunto de conceitos e de ferramentas do Lean que simplificam a comunicação e entendimento de toda equipe, mantendo informada sobre o andamento das ações de cada projeto ou processo. Através de quadros colocados em locais específicos é possível trazer clareza e simplificar a informação para todos os envolvidos. Em tempos de pandemia e excesso de informações, trazemos aqui algumas plataformas tecnológicas que apoiam o Lean e que podem aumentar a produtividade tanto no escritório quanto no canteiro de obras.
Como pilares para os 11 princípios do Lean Construction, temos o fluxo contínuo, ritmo, a produção puxada e a melhoria contínua, ambos visam redução dos desperdícios e máxima agregação de valor ao cliente. Podemos citar dois princípios que têm grande impacto e que com algumas ferramentas podem ser otimizados através de ferramentas tecnológicas, estes são: a redução parcela que não agrega valor e a transparência.
1. ClimbApp - Gemba, Muda (desperdício) e Agregação de Valor
É no Gemba (local onde as atividades acontecem canteiro de obras) que é possível identificar desperdícios para eliminar e oportunidades de melhoria nos serviços. Ao observar as atividades no Gemba e conversar com os colaboradores que executam os serviços, torna-se possível identificar o que pode ser melhorado de forma mais rápida.
Todo desperdício deve ser eliminado dos processos de produção. Se, para o cliente, determinado aspecto não agrega valor ao produto, ele deve ser eliminado para que a fabricação seja mais enxuta.
Através do ClimbApp é possível fazer análises multímomento para fazer apontamento e registrar a quantidade total de colaboradores em uma atividade, quantos que estão agregando valor, os que não estão agregando valor mas são necessários e àqueles que não agregam valor ao cliente.
Com o aplicativo ClimbApp é possível visualizar relatórios em PDF ou em versão web através de link compartilhável do projeto. Os dados também podem ser extraídos em arquivo Excel para posterior tratamento e análise dos dados levantados em campo.
O aplicativo está disponível no Google Play e funciona tanto em modo offline quanto online.
2. Miro App - Transparência, Gestão Visual e Colaboração
A ferramenta Miro App é um quadro branco infinito on-line para equipes remotas que colaborarem em um ambiente digital em tempo real. Dentre as principais aplicações para o Miro App estão: colaboração remota, gerenciamento ágil, retrospectivas com a equipe, brainstorming de ideias, prototipagem, design thinking, mapeamento da jornada do cliente e mapa mental.
A plataforma funciona em desktops e mobile. Você pode começar com um quadro em branco ou escolher um modelo padrão conforme suas necessidades. A interface do usuário do Miro é muito refinada e há muitos elementos que podem ser adicionados a um quadro branco.
Você pode arrastar e soltar todos os elementos onde quiser. Além disso, você pode aplicar zoom e panorâmica ao redor do quadro. Os membros da equipe podem conversar usando texto, áudio e vídeo ou simplesmente compartilhar a tela no Miro. Você também pode conectar muitos aplicativos de terceiros, como Slack, Drive, Teams, Trello e muito mais. Existe um Miro Marketplace para todos os tipos de plugins, para uma funcionalidade extra. Para usuários corporativos existem controles administrativos para usuários com permissões para controlar o fluxo de trabalho.
3. Trello App - Transparência, Gestão de Tarefas e Kanban
O Kanban é uma ferramenta Lean usada como meio de realizar a produção puxada (produzir no momento que o cliente necessita), através de um método simples e visual. O tipo de Kanban mais comum é o de produção, com as colunas: a fazer, fazendo e feito.
Baseado no método Kanban, o Trello é um gerenciador de tarefas muito prático e intuitivo do mercado. Sua utilização é bastante simples: organize as atividades em colunas e crie cards em cada um dos status, de acordo com a tarefa. Além de ser gratuita, a ferramenta oferece muitos recursos de personalização e integração com o Google Chrome, o Gmail e o Google Calendar.
O Trello pode ser utilizado como uma central de informações, salvando links, adicionando arquivos anexos e descrições detalhadas de atividades para os membros da organização. É possível gerenciar tranquilamente um fluxo de trabalho à distância recorrendo a esse tipo de ferramenta.
O Trello é uma ferramenta no formato kanban simples e intuitiva, que possibilita a criação de até 10 quadros de time. Qualquer membro de um quadro tem permissão para alterar a situação dos cartões, organizar o projeto, distribuir tarefas e acompanhar o andamento do trabalho em tempo real.
Apesar de não incluir apontamentos de horas, cronogramas ou gráficos para os gestores, o Trello oferece um sistema de automação de tarefas próprio, o Butler, que pode ser útil para gestão de equipes e trabalhos mais simples
A grande vantagem dessa ferramenta é a facilidade em gerenciar projetos online e colaborar com a equipe à distância, graças ao formato inspirado no método Kanban — sistema de controle de processos por meio de cartões da indústria japonesa e faz parte dos métodos ágeis atuais.
4. Zoom - Transparência e Comunicação
A Zoom é uma das ferramentas de videoconferência mais populares entre as empresas e com a pandemia tornou-se líder de mercado na categoria.
Ela permite que você compartilhe a tela do computador, grave as chamadas, recursos colaborativos e anotações em quadro branco. Outro recurso importante é o controle remoto que permite solicitar ou conceder o controle à tela de outro participante durante o compartilhamento de tela em uma reunião.
Nos planos pagos é possível dividir os participantes em salas separadas (breakout rooms), funcionalidade interessante para cursos e dinâmicas em grupo. No plano gratuito, você poderá receber até 100 participantes na sala virtual e fazer reuniões em grupo de até 40 minutos.
5. Nialli - para sessões de Pull Planning
A Nialli Inc, uma empresa de colaboração visual, anuncia a funcionalidade integrada de puxar fases no Nialli Visual Planner que permite que as equipes de construção tomem marcos de seu cronograma mestre e planejem as fases do projeto com meses de antecedência. A Nialli Inc. está focada em possibilitar a transformação digital dos processos utilizados por times colaborativos. Mais recentemente, a Nialli vem conduzindo pesquisas com empresas de construção global com o objetivo de mover o que tem sido um processo completamente baseado em papel para o digital.
O Nialli Visual Planner traz o sistema analógico Last Planner System (LPS) para um ambiente digital que suporta as discussões da equipe para lidar com as restrições, eliminar o desperdício e otimizar o cronograma do projeto. Os resultados do plano de fases criado no Nialli Visual Planner são facilmente transitados para o plano de trabalho digital semanal da equipe, e as equipes têm a flexibilidade de ter qualquer combinação de participantes localizados e remotos durante as sessões de fase e planejamento semanal.
Bônus - para Lean Office
6. Pipefy - Transparência e gestão de tarefas
A Pipefy é uma empresa brasileira com atuação global de SaaS (Software as a Service) que permite que gestores criem e gerenciem fluxos de trabalho eficientes sem que precisem de suporte técnico – tornando contato com o TI na gestão de processos inteiramente opcional.
O Pipefy é uma plataforma online No-code, baseada em nuvem, de gestão de processos e fluxos de trabalho. Com o Pipefy é possível a implementação de regras de negócio para automatizar a gestão, o fluxo de processos e gerenciamento de SLAs de grandes e pequenas equipes. Os gestores podem controlar as solicitações e demandas e delegar as tarefas, indicando em qual processo a tarefa se encontra, tudo de forma fácil, intuitiva, segura e escalável. As principais áreas de atuação são para departamentos de recursos humanos, financeiros, de marketing, suporte ao cliente, TI e desenvolvimento.
Para aumentar a eficiência dos processos, é possível integrar o Pipefy com centenas de apps através do Zapier ou de API própria, além da integração nativa com algumas importantes apps como Slack, Google Hangouts e Github.
