Desde que foi concebido em 1994 o sistema Last Planner tem sido amplamente implementado por diversas empresas mundo a fora em busca de garantir uma maior previsibilidade em seus projetos. Ao longo dos anos algumas melhorias foram sendo incrementadas ao método original, e mais recentemente uma delas tem se tornado destaque em diversos canteiros de obra do brasil, o Check-in/out, que também é conhecido na literatura como Daily Meetings ou mesmo Huddle Meetings.
O Check-in/out pode ser considerado como o 5º elemento do sistema Last Planner (Long Term Planning, Pull Planning, Lookahead Planning, Weekly Planning) e tem função fundamental para auxiliar as empresas a evitar que pequenos desvios diários tomem proporções significativas. Parte dos estudos na área já vinham identificando que para alguns tipos de obra a implantação dos 4 elementos do Last Planner não era suficiente, pois o PPC semanal raramente alcançava 100%, o que demonstrava que condições de incerteza ainda surgiam ao longo da semana além de não garantir o atendimento ao prazo de obra.
Neste ponto, um estudo recente demonstrou que o uso do Check-in/out pode resultar em um aumento de 15% da média do PPC (Grande, 2019).
De uma forma geral, o Check-in/out é uma reunião diária em que o Coordenador de produção ou Supervisor da produção tem com os principais encarregados para alinhar as metas a serem produzidas no dia e remover obstáculos que possam vir a prejudicar as equipes a alcançarem esta meta (Figura 1). Ainda nesta reunião, os encarregados devem apontar o avanço realizado do dia anterior, o que permite a equipe de gestão da produção identificar se a meta semanal prevista no plano de curto prazo será alcançada ou não. Este fator é muito importante pois caso seja identificado, por exemplo, que na quarta-feira que existe um risco grande de uma atividade não ser concluída, a equipe de gestão pode tomar ações corretivas como trabalhar uma hora extra a mais, redistribuir recursos, trabalhar no sábado, e etc. Em outras palavras, o Check-in/out funciona como uma forma estruturada de acionar a cadeia de ajuda para auxiliar a produção na resolução de problemas que venham paralisar alguma frente de serviço.
Figura 1 – Reunião de Check-in/Out
Mas, antes de sair por aí tentando implementar em sua obra, segue algumas questões iniciais que você precisa saber:
Qual tipo de obra deve ser aplicado o Check-in/Out e para quais serviços?
A partir de nossa experiência prática criamos uma matriz que auxilia aos gestores identificar qual tipo de obra merece aplicar o Check-in Check-out e para quais serviços devem ser aplicados. Na Figura 2 é possível identificar dois eixos principais na nossa matriz, o eixo horizontal que trata da duração do projeto, e o eixo vertical que trata da complexidade do projeto.
Projetos mais complexos, onde existe muita interdependência entre frentes, incertezas referentes aos projetos, indefinições do cliente ou mesmo reformas em prédios que estão em funcionamento tende a ser obrigatório o uso do Check-in Check-out, seja esta aplicação total (para projetos com curto prazo de execução) ou parcial focada em serviços do caminho crítico (para projetos com longo prazo de duração). Por outro lado, projetos pouco complexos, onde existe uma grande repetitividade do produto tende a ter uma aplicação parcial focada em serviços críticos (para projetos com curto prazo de execução) ou não necessita a aplicação do Check-in Check-out (para projetos com longo prazo de execução).
Figura 2- Matriz Duração x Complexidade
Quanto tempo deve durar a reunião?
A reunião deve ser focada, durar no máximo 20 min, para isto, os encarregados devem ter deixado registrado antes da reunião a aderência com relação a meta diária e o principal problema que impactou para o não atendimento.
Qual indicador devo utilizar?
Um dos indicadores sugeridos é o de aderência diária, que avalia qual a aderência da produção para a meta alinhada no dia anterior. Lembrando que as metas diárias devem ter sido planejadas para serem feitas ao longo da semana no planejamento de curto prazo. Para os casos em que a meta diária definida no Check-in Check-out não foi planejada para o curto prazo, a aderência deverá ser igual a 0. Outro indicador importante é o indicador de produtividade, o qual pode auxiliar os gestores a tomar decisões para melhorar a produtividade de uma equipe.
Referencias bibliográficas
GRANDE, F. Modelo para Implementação do Gerenciamento Diário no Processo de Planejamento e Controle Operacional na Construção Civil com foco na Gestão Visual. 2019. Dissertação (Mestrado em Engenharia) – Programa de Pós-Graduação Stricto Sensu em Engenharia Civil – IMED, 2019.