O que não pode faltar em uma reunião de curto prazo?

Atualizado: Jun 18

Com frequência o uso do Lean Construction é associado a utilização de ferramentas de programação de curto prazo e atualização do famoso indicador do PPC (Percentual de Pacotes Concluídos).


Para quem nos acompanha e para quem já estudou mais a fundo o Lean, já deve ter percebido que o Lean Construction é muito mais amplo e que o planejamento e programação semanal é apenas uma ferramenta que nos permite trazer colaboração, confiança , melhoria de comunicação e clareza no controle das atividades.


E é sobre esses aspectos que vamos falar hoje!


Primeiramente, a programação de curto prazo, só existe se tivermos desenvolvido um bom planejamento de médio prazo, com a remoção das restrições e com clareza da sequência das atividades.


Colaboração e Confiança


Imagine-se como engenheiro de produção, mestre de obras, supervisor ou encarregado de produção em uma reunião de programação semanal. O que você gostaria de ouvir da Engenharia e Planejamento da obra sobre as atividades previstas para que você executar?


Pareceria óbvio, mas gostaríamos de receber uma sequência de atividades que tenhamos plenas condições para executá-la. Atividades para as quais tenhamos os projetos, os materiais, a equipe e as informações necessárias para executá-las. Havendo isso, nos caberia executar a atividade da melhor maneira possível.


Nesse momento, ocorre a virada da chave e passamos a criar confiança e colaboração entre equipe de produção de planejamento. Aí está um dos grandes, se não maior benefício de uma reunião de programação semanal bem feita.



Melhoria de comunicação


Como a comunicação em grande parte das obras funciona? Estamos todos no mesmo canteiro de obras, ou iniciamos nossa jornada no mesmo canteiro de obras. Após isso, equipes e líderes de equipe se deslocam para diversos pavimentos, ou para obras horizontais, quilômetros diferentes, para um local de trabalho específico. Falamos, por rádio, por Whatsapp, por e-mail. Mas quantas vezes, reunimos as lideranças das operações para conversar sobre as atividades desenvolvidas e sobre os problemas encontrados. E o melhor, quantas vezes dividimos o que aprendemos com os problemas que resolvemos?


As reuniões de programação e as reuniões diárias da produção são para isso. Para melhorar nosso entendimento sobre o que precisamos executar, como vamos executar e quais problemas ocorreram na execução. Um estudo realizado pela nossa amiga, (VIANA, 2011) demonstrou que entre 68 e 75% do tempo das reuniões de curto prazo são utilizados para suprir a necessidade de troca de informações do dia a dia e não para programar e controlar as atividades programadas.



Clareza no controle das atividades


Indicadores claros e que tragam uma visão para a tomada de decisão são o grande benefício que obtemos através rotinas de programação e controle da produção no curto prazo. Indicadores que permitam compreender a utilização da capacidade produtiva, a capacidade de planejar e os problemas que ocorreram, são ferramenta para a melhoria contínua da obra e o aprendizado, um dos pilares do Lean.


Por fim, algumas dicas:


Para se atingir maior eficiência e assertividade na programação semanal, algumas questões para a descrição da programação semanal são importantes (BALLARD, 2000):

· os pacotes de trabalho devem ser bem definidos, sendo possível identificar claramente a sua conclusão ou não ao término do período;

· os pacotes de trabalho devem garantir o sequenciamento construtivo, garantindo a continuidade das tarefas desenvolvidas por outras equipes;

· A quantidade de trabalho definida em cada pacote deve corresponder à capacidade produtiva de cada equipe de trabalho;

· O pacote de trabalho é exequível, ou seja, os recursos necessários devem estar disponíveis quando eles forem solicitados;

Referências

VIANA, Daniela Dietz. Compreensão do sistema Last Planner de controle da produção segundo a Perspectiva da Linguagem-Ação. Dissertação. Programa de Pós-Graduação em Engenharia Civil da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, 2011;


BALLARD, G. The Last Planner System of Production Control. 2000. 192f. Thesis (Doctor of Philosophy) – School of Civil Engineering, Faculty of Engineering, University of Birmingham, Birmingham, 2000.

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