Um dos indicadores de controle da produção mais conhecidos no gerenciamento de obras é o Percentual de Pacotes Concluídos (PPC). O PPC é utilizado como parte integrante do Last Planner System (LPS), e tem a função de medir a conclusão dos pacotes de trabalho planejados em um período de tempo, mais usualmente utilizado como um indicador semanal.
COMO CALCULAR O PPC?
O PPC é calculado dividindo o número de pacotes de serviços concluídos pelo número de pacotes de serviços planejados no período de tempo, conforme Equação 1. Portanto, 100% seria o número almejado no resultado do cálculo do PPC.
COMO PODEMOS INTERPRETAR O INDICADOR?
Pode-se dizer que o PPC é um bom indicador para medir aderência das equipes de produção em se cumprir o planejamento de curto prazo da obra. Porém, um PPC baixo não necessariamente significa uma ineficiência das equipes de obra, podendo estar atrelado a ineficiência do planejamento, como um erro de cálculo nos prazos estimados ou no dimensionamento das equipes, por exemplo. Podemos alcançar uma maior eficiência no planejamento aplicando os principais passos do LPS, ou seja, elaborando um Master Plan bem definido, utilizando o Look Ahead Planning para identificar e remover restrições que possam interromper o fluxo da obra, e desenvolvendo o Short-Term Planning de forma colaborativa com as equipes de produção, trazendo comprometimento no cumprimento das metas da semana.
ANÁLISE DAS OCORRÊNCIAS
É importante analisar as causas do não cumprimento dos pacotes que foram planejados, que geram percentuais baixos do PPC, procurando evitar que isso ocorra novamente nas próximas semanas. As causas geralmente podem ser de falta de mão de obra, ausência de material, problemas com ferramentas e equipamentos, tempo meteorológico, indefinições de clientes, etc. Às vezes as causas podem não ser de simples resolução, e por isso devemos sempre contar
com os principais envolvidos dos pacotes de trabalho nas discussões e análises do fechamento da semana, podendo esta ser uma rotina a ser feita junto com o planejamento da próxima semana.
INSERINDO O PARÂMETRO DA QUALIDADE (PPCQ)
É de extrema importância que a inspeção da qualidade dos serviços seja realizada logo após a conclusão do pacote, para que qualquer pendência de correção seja executada antes do início da próxima atividade. Pendências de qualidade que se acumulam entre uma atividade e outra, e que também se estendem ao longo de dias ou semanas, tendem a agravar a situação, pois com a sequência do fluxo das atividades seguintes, a obra seguirá agregando valor a um produto refugado, aumentando os custos do retrabalho futuro.
Para o controle da qualidade do fluxo da obra podemos medir os pacotes considerando sua conclusão e também a aprovação de sua qualidade. Deste modo complementamos o PPC com o fator da qualidade, trazendo então a inspeção do serviço para o cálculo do indicador, chamado Percentual de Pacotes Concluídos com Qualidade (PPCQ), que é calculado conforme a Equação 2:
MONITORAMENTO DO PPC E PPCQ NA PRÁTICA
Trazendo a teoria para a prática, iremos a seguir apresentar dados de um monitoramento de PPC e PPCQ de 9 obras de uma mesma construtora.
As obras são de edifícios residenciais multifamiliares e têm a mesma tipologia, método executivo e acabamentos, estão situadas em diferentes regiões do Brasil e os dados foram colhidos entre o final de 2021 e o início de 2022. Todas as nove obras possuem o LPS como sistema de planejamento e controle da produção, com rotinas de Look Ahead Planning e Short Term Planning implementadas. Além disso, as obras possuem a rotina diária de Check-in e Check-out (https://www.climbgroup.com.br/post/check-in-e-check-out-o-5%C2%BA-elemento-do-sistema-last-planner) para acompanhamento do planejamento semanal, com intuito de estruturar resolução dos problemas do dia a dia da obra. A meta traçada para todas as obras era de 90%, considerando que raramente se tem uma semana sem imprevistos de obra que impeçam a conclusão de 100% das atividades previstas no prazo.
A Tabela 1 e o Gráfico 1 apresentam os dados de PPC e PPCQ médio obtido em cada obra, assim como a quantidade de pacotes de trabalho planejados no período monitorado.
Os dados apresentados nos mostram uma dificuldade das obras em atingir a meta de 90% de PPC, sendo que a Obra 07 possui os melhores indicadores com 75,24% de PPC e 70,54% de PPCQ.
O desvio padrão dos indicadores pode nos orientar a respeito da instabilidade da obra. Quanto maior o desvio padrão, maior a variação dos PPCs e PPCQs durante as semanas, portanto estas são obras que possuem maior dificuldade em ter uma produção estável (com ritmo e fluxo contínuo). A Obra 07 possui os menores desvios padrão, portanto é a obra que apresenta uma menor variabilidade do que é planejado versus o que é executado semanalmente.
Analisando os indicadores diários (PPC diário e PPCQ diário) no Gráfico 2 a seguir, podemos observar que as obras possuem maior aderência ao planejado nos primeiros dias da semana, resultando em indicadores maiores, e que as obras possuem maiores dificuldades de cumprir as metas na segunda metade da semana, onde possuem indicadores mais baixos.
ANÁLISE DAS OCORRÊNCIAS DE NÃO CONCLUSÃO DOS SERVIÇOS
Como dito anteriormente, é importante que se faça o registro das ocorrências que impedem a conclusão dos serviços para que estes problemas sejam resolvidos de forma que não voltem a ocorrer nas semanas seguintes. No monitoramento realizado foi verificado uma dificuldade das obras em se fazer este levantamento. A Tabela 2 a seguir mostra que somente 9,87% dos pacotes não concluídos tiveram um registro de suas causas.
A falta do registro das ocorrências e, consequentemente, a falta da rotina de resolução dos problemas registrados pode fazer com que a recorrência desses problemas impactem novamente os pacotes planejados.
A Tabela 3 a seguir apresenta as ocorrências de não conclusão dos pacotes planejados divididos pelas categorias: Mão de Obra, Clima, Material, Ferramentas e Equipamentos, Condições do Local, Decisão Estratégica e Não Conclusão do Pacote Anterior.
Analisando a Tabela 3, podemos observar que problemas com a Mão de Obra e a Não conclusão do Pacote Anterior são as ocorrências mais recorrentes levantadas no monitoramento das obras. Podemos interpretar que as obras possuem baixo índice de assiduidade com a mão de obra direta (41,39% do total) e também que a gestão da obra não está conseguindo impedir que pacotes não concluídos, principalmente no início da semana como mostra o Gráfico 2 anterior, impactem nos pacotes seguintes planejados (30,52% do total).
ANÁLISE DO PPC COMO ORIENTAÇÃO PARA RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS
Desta forma, o PPC expressa a aderência da produção com o planejamento de curto prazo, podendo ser visto isoladamente para indicar quais equipes e pacotes têm mais dificuldades de conclusão dos serviços programados. As ocorrências de não conclusão das atividades, quando registradas, são importantes fontes de informações que podem alimentar a gestão de resolução de problemas da obra. Ocorrências pontuais e de fácil resolução podem ser tratadas instantaneamente através das rotinas diárias de Check-in e Check-out juntamente com os líderes
de produção. Já as ocorrências mais complexas podem ser tratadas de forma estruturada nas rotinas de melhoria contínua (Kaizen), onde podemos aplicar metodologias e ferramentas de análises de causas raiz e suas possíveis soluções.
Autor: Fernando Vasconcelos - Consultor Climb